성공적인 비지니스 메일을 작성하는 14가지 방법

 안녕하세요. 이번 포스트에서는 비즈니스 e-mail을 효과적으로 작성할 수 있는 방법을 공유하도록 하겠습니다. e-mail은 주고받는 사람의 관계 등에 따라 여러 가지 형태와 형식을 필요로 합니다. 설령 같은 비니지스 e-mail이라고 할지라도 발신자와 수신자가 개인과 개인, 기업과 고객 혹은 기업가 직원이냐에 따라 성격이 달라지는 법입니다. 되도록이면 모든 비지니스 e-mail에 적용되는 팁을 공유하겠으나, 자신이 주로 보내는 e-mail 형식을 고려하여 선택적으로 참고하시면 도움이 될 것입니다. 

1. 정확한 정보를 제공한다.

 메일 내용 안에 제시 혹은 제공하고자 하는 바가 있거나 말하고자 하는 바를 뒷받침하는 어떠한 통계자료 등의 정보가 포함되는 경우, 그 정보가 반드시 정확해야 합니다. 정보의 정확성에 오류가 발생한다면 설령 그게 실수라 할지라도, 그로 인해 당신의 능력이 과소평가 되거나 신뢰를 잃게 될 가능성이 높습니다. 

2. 요점을 명확하게 한다.

 만약 고객이나 소비자를 대상으로 비즈니스 메일을 작성한다고 가정해 봅시다. 처음부터 방대한 자료와 설명을 제공하면 흥미를 갖기도 전에 부담부터 느낄 것입니다. 우선적으로 상대방의 관심이나 흥미를 이끌어 낼 수 있을 정도의 핵심만 요약하여 제공한 후에, 상대방이 정보를 더 필요로 하면 그때 보다 상세하고 많은 자료를 제시하는 것이 순리에 맞습니다. 제시하고자 하는 정보나 가치 등을 우선순위를 매겨 핵심만을 요약하여 우선적으로 제공하는 것이 효과적입니다. 

3. 제목에 노력을 쏟는다.

 제목은 메일 전체의 내용을 함축할 수 있는 문장으로 작성해야 합니다. 그래야 고객이 메일을 열어보기 전에 미리 짐작할 수 있을 것입니다. 특히 매일 쏟아지는 방대한 양의 메일과 이를 선택적으로 열람해야 함을 고려하면 제목에 공을 들이는 것은 어찌 보면 당연한 일일 것입니다. 또한 이는 애써 작성한 메일이 스팸 처리 되거나 열람하지 않고 방치되는 것을 방지할 수 있습니다. 제목은 용건과 목적이 분명하게 드러나도록 작성하는 동시에 핵심 키워드를 사용하여 최대한 짧게 지어야 합니다. 모든 내용을 요약하고자 하는 마음에 제목을 지나치게 길게 작성하면 제목 란에서 뒷부분은 잘릴 수도 있기 때문입니다. 덧붙여, 계속 메일을 주고받고 있는 상황이라면 회신 기능을 사용하거나 제목에 자신의 이름이나 직책을 포함시키는 것도 효과적으로 제목을 짓는 방법일 수 있습니다. 

4. 진실 된 내용만을 담는다. 

 특히나 비지니스 메일에서는 과장되거나 애매모호한 표현 등의 진실하지 못한 정보나 표현은 삼가야 합니다. 비지니스 관계에서 한 번 무너진 신뢰를 다시 극복하기는 굉장히 어렵습니다. 정확하고 진실 된 정보를 바탕으로 신뢰를 쌓아야 합니다. 

5. 간결하고 쉽게 작성한다.

 비지니스 메일이기 때문에 가능하면 간결하게 작성해야 합니다. 너무 긴 내용은 상대방이 읽기도 전에 부담을 느끼거나 읽는 도중에 지루함을 느껴 읽는 것을 중단할지도 모르기 때문입니다. 반면, 너무 짧게 작성하면 전달하고자 하는 내용의 핵심을 빠뜨리거나 설명이 크게 부족해 질 수도 있기 때문에 주의해야 합니다. 마우스로 스크롤바를 아래로 내리지 않아도 될 만큼의 분량, 혹은 약 1,000자 정도의 분량이 적당하다고 합니다. 또한, 상대방의 입장에서 이해하기 쉬운 표현을 사용해야 합니다. 자신만 아는 내용을 작성하거나 지나치게 전문용어 등을 남발하면 피차 피곤해지기 때문입니다. 가능한 한 불필요한 사족을 배제하고 핵심적인 내용만을 이해하기 쉽게 작성된 메일이 가장 효율적이고 효과적입니다. 

6. 고객의 상황을 고려한다.

 상대방에 대해 당신이 알고 있는 모든 정보를 떠올려 보고 이를 반영하여 메일을 작성하면 비지니스에 큰 도움이 될 수 있습니다. 만약 당신이 고객이나 거래처가 곧 출장을 떠나야 한다거나 출장에서 막 돌아왔다는 사실을 알고 있다면, "바쁘신 것을 잘 알기에 요점만 간단히 말씀드립니다."와 같은 메시지를 포함시키는 것이 좋습니다. 당신이 상대방의 상황을 염두하고 있고 이해하고 있다는 인상을 줄 수 있기 때문입니다. 또한, 고객의 성향이나 취향을 잘 알고 있다면 고객이 관심을 가질 만한 내용이나 필요한 정보 혹은 제품들을 제시하기가 수월합니다. 하지만 아무리 고객의 성향이나 취향에 잘 맞는다고 할지라도 고객이 그에 관한 정보에 능통하다는 의미는 아니므로, 친절하고 충분한 설명도 함께 제시할 수 있어야 합니다. 

7. 광고·홍보성 내용은 배제한다.

 누가 봐도 광고의 목적이 뚜렷이 나타나는 내용은 최대한 배제하는 것이 좋습니다. 서론에 홍보성 내용이 포함되어 있다면 애초부터 메일을 읽는 것 자체가 거북할 것이고, 결론을 광고로 마무리 한다면 아무리 진실하게 작성한 서론, 본론이더라도 그 의도를 의심받게 될 수도 있기 때문입니다. 정 필요하다면 직접적인 표현 대신 간접적인 방법으로 홍보해야 할 것입니다. 

8. 문장을 다듬는다. 

 잘못된 문법, 어법, 철자 등은 메일 내용에 대한 신뢰도에 악영향을 줄뿐만 아니라 상대방으로 하여금 당신의 기본적인 능력을 의심하게 할 수도 있습니다. 문법, 어법, 철자는 정확하게 작성해야 하며, 문장도 올바르게 작성해야 합니다. 생각보다 많은 오류가 발생하는 부분이 주어와 서술어의 호응입니다. 특히 문장이 길어지는 경우 주술호응의 오류 발생이 잦다고 합니다. 또한 무분별한 줄임말, 통신언어, 속어 등은 반드시 사용하지 말아야 합니다. 

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Tip: 문장력을 단기간에 높이는 방법

이러한 오류를 사전에 방지하는 방법이 있습니다. 메일을 작성한 후에 한국어 메일이라면 '한컴 오피스' 등의 툴에 옮겨서 맞춤법, 철자 등의 오류를 확인하고 수정하는 것입니다. 영어로 작성된 메일이라면 'MS Word'를 이용합니다. 또는 구글 크롬을 사용하고 계신다면 "Grammarly"라는 크롬 확장 프로그램을 사용하는 것이 편리합니다. 따로 복사하여 붙여넣기 할 필요 없이 프로그램을 활성화 해놓은 상태라면 메일을 작성하는 동시에 틀린 철자나 맞춤법 오류 등을 바로바로 체크할 수 있기 때문에 보다 편리하고 효율적입니다. 그리고 메일 작성을 완료한 후에 한두 번쯤 천천히 읽어 보면서 주어와 술어의 호응이 맞지 않는 것이 있는지 확인해야 합니다. 아무리 훌륭하고 좋은 정보라 할지라도 문장이나 단어가 엉망이면 신뢰하기 어려워지기 마련이니 반드시 문장을 다듬는 과정을 거치길 바랍니다. 

9. 가능하다면 시간을 투자한다. 

 급하게 보내야 할 메일이라면 해당이 안 되겠지만, 웬만하면 하루 이틀 정도는 시간을 들이는 것이 좋습니다. 특히 중요한 메일일수록 시간을 투자해야 합니다. 여기서 '시간'이라 함은 메일을 작성하는 데에 시간을 들이라는 의미도 있지만, 작성을 완료한 후에도 1~2일 정도는 시간적 여유를 갖고 다듬는 것이 좋습니다. 오늘 작성한 내용이 훌륭하다고 느낄 수 있지만, 내일 읽어보면 또 달라지는 법입니다. 또한, 정말 중요한 메일이라면 자신이 작성한 내용을 친구나 지인 등의 타인에게 보여주고 의견을 구하는 것도 좋은 방법입니다. 이러한 과정에서 얻은 피드백이 때론 엄청난 아이디어를 제공하게 되기도 하기 때문입니다. 

10. 예외의 상황을 고려한다.

 '예외의 상황'이라 함은, 당신이 상대방에게 보낸 메일을 상대방 외의 다른 사람도 함께 볼 수 있는 상황을 의미합니다. e-mail의 특성 중 한 가지가 '전달'기능을 이용하여 여러 사람과 쉽게 공유할 수 있다는 점입니다. 이러한 부분을 고려하고 작성한 메일과 그렇지 않은 메일은 아마도 성격이 꽤나 달라질 수 있을 것입니다. 가령 고객에게 영업을 위한 메일을 보냈을 때, 고객 외의 당신이 생각치도 못한 다수의 사람들 역시 당신의 메일을 보고 당신의 고객이 될 가능성이 있음을 염두에 두는 것이 좋습니다.

 

11. 서명 란도 꼼꼼히 살핀다.

 상대방이 당신의 메일을 본 후 당신에게 연락할 수 있는 연락처 등의 수단이 서명 란에 올바르게 기재되어 있어야 합니다. 또한 혹시라도 평소에 잘 쓰지 않는 계정을 사용했을 때 서명 란에 우스꽝스러운 내용이 포함되어 있지는 않은지도 잘 살펴야 할 것입니다. 서명 란에 잘못된 연락처를 기재해 놓거나 말도 안 되는 내용이 포함되어 있는 경우에 애써 만든 기회를 잃을 수도 있기 때문입니다. 

12. 링크나 첨부파일을 확인한다. 

 우선, 첨부파일은 되도록이면 배제하는 것이 좋습니다. 당신이 정성과 시간을 쏟아 만든 자료라 할지라도, 입장을 바꿔서 생각해보면 첨부파일을 다운로드 하는 것은 꽤 성가시거나 부담이 될 수 있기 때문입니다. 웬만하면 파일을 첨부하지 않되, 꼭 자료를 첨부해야 하는 경우에는 본문 내용을 최대한 간결하게 작성하여 자연스럽게 첨부파일에 관심이 이어질 수 있도록 해야 합니다. 또는 본문 내용에 해당 첨부파일이 왜 필요한지에 관한 내용을 설득력 있게 작성해 놓는 방법도 있습니다. 만약 이러한 대안이 어렵다면, 파일을 첨부하는 대신 해당 파일의 정보를 확인할 수 있는 웹사이트의 주소를 링크하는 것이 좋습니다. 링크를 첨부하는 경우에는 해당 웹사이트의 페이지의 내용이 최신 정보인지를 미리 확인해야 하며, 첨부한 링크 또한 제대로 작동하는지 확인해야 합니다. 링크 클릭이 되지 않는다면 결국 주소를 복사하여 주소창에 붙여 넣어야 하는 수고를 해야 하는데, 상대방의 입장에서는 꽤 귀찮은 일이 될 수도 있기 때문입니다. 

13. 발송전에 테스트 해본다. 

 특히 중요한 메일일수록 발송전에 자신의 메일 계정에 미리 보내보는 방식으로 테스트 해보는 것이 좋습니다. 제목이나 내용이 올바른지, 구성이 일관적인지, 혹은 이미지가 깨지진 않았는지, 첨부한 파일이나 링크는 제대로 열리는지를 확인해 볼 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 혹시라도 테스트 없이 상대방에게 바로 메일을 보냈다가 나중에 오류를 발견하게 된다면 때는 이미 늦은 것이기 때문입니다. 

14. 발송 시간을 고려한다. 

 비지니스 메일의 경우, 상대방의 활동 사이클을 고려하여 메일의 발송 시간을 한 번 더 고민해 보는 것이 좋습니다. 상대방이 잠든 시간에 메일을 발송했다간 매너 없는 사람이라는 인상을 받을 수도 있습니다. 또한 만약에 상대방이 일주일에 5일 동안 근무하며 퇴근 시간은 주로 오후 6시라고 가정했을 때, 금요일 오후 6시 이후에 메일을 발송한다면 상대가 그 메일을 다음주 월요일에 확인할 가능성이 있습니다. 이런 경우, 메일 확인이 늦어지는 것뿐만 아니라 상대의 메일함에 당신의 메일 외에도 많은 양의 메일이 쌓여 있을 수도 있으니, 당신의 메일이 누락되거나 뒷전이 되는 상황을 피하고 싶다면 메일 발송 시간을 고민하고 결정해야 할 것입니다. 

 이상, 효과적인 비즈니스 e-mail을 작성하는 방법 14가지를 소개해 드렸습니다. 과거와 비교했을 때 아무리 e-mail을 통해 쉽고 빠르게 '편지'를 전달할 수 있는 발전된 시대에 살고 있다고 해도, 결코 가볍게 대충 작성하는 과오를 범하지는 말아야 할 것입니다. 위에서 설명드린 여러 방법 중 때와 상황에 따라 올바른 방식을 스스로 취하여 적절하게 적용하면 e-mail을 통해 보다 성공적으로 비지니스를 이룰 수 있을 것입니다. 비지니스 e-mail 작성에 어려움을 느끼시는 분들께 조금이나마 도움이 되었으면 합니다. 감사합니다.